Persónuverndarskilmálar Budget á Íslandi

Gildir frá 10.12.2019

 

Ábyrgð

ALP hf kt. 540400-2290, hér eftir nefnt ALP, Budget, fyrirtækið eða bílaleigan, vinnur eða meðhöndlar persónuupplýsingar sem fyrirtækið safnar ýmist sem ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili.  ALP hefur aðsetur að Holtagörðum, Holtavegi, 104 Reykjavík og er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru fyrirtækinu beint.  ALP er vinnsluaðili upplýsinga sem veitt eru í gegnum bókunarkerfi Budget International.  Hægt er að senda skriflega fyrirspurn um meðferð persónuupplýsinga á netfangið personuvernd@budget.is

 

Söfnun og meðhöndlun persónuupplýsinga

Budget safnar upplýsingum um starfsmenn, viðskiptavini eða birgja sem fyrirtækinu er skylt að varðveita í samræmi við lög og reglur, samninga, samþykki hins skráða eða vegna lögmætra hagsmuna ábyrgðaraðila.

Budget safnar persónuupplýsingum um viðskiptavini sína í eftirfarandi tilgangi; til að veita þeim aðgang að vörum og þjónustu í samræmi við ákvæði viðskiptasamninga, til að tryggja að þjónusta sé löguð að þeirra þörfum, til verndar hagsmunum viðskiptavina þegar slæm veðurskilyrði og færð er og til að miðla til þeirra upplýsingum í markaðslegum tilgangi.

Budget vinnur einnig perónuupplýsingar til þess að efla gæði þjónustunnar og til þess að tryggja áframhaldandi þróun á þjónustunni.  Þetta er gert á grundvelli lögmætra hagsmuna fyrirtækisins.  Til að mynda að; útbúa markhópa í markaðsstarfsemi okkar, útbúa fréttabréf eða aðra beina markaðsetningu, þjónustukannanir og greiningar á þörfum viðskiptavina okkar í þeim tilgangi að bæta þjónustu okkar, vörur eða vöruframboð. Til að mynda gæti fyrirtækið notað tölfræðilegar upplýsingar til að greina eða afarka hópa viðskiptavina, t.d. á grundvelli upplýsinga um viðskiptasögu, greiðslusögu, tjónasögu eða til að útbúa greiningar um hvernig búseta, aldur og aðrir eiginleikar hafa áhrif á notkun þjónustu okkar og upplifun viðskiptavina af henni.

Budget safnar upplýsingum sem eru nauðsynlegar til að veita þjónustu hverju sinni. Kjósi viðskiptavinur að veita ekki persónuupplýsingar er möguleiki á að fyrirtækið geti ekki útvegað viðkomandi aðila vörur eða veitt þjónustu.

Budget gæti deilt upplýsingum um þig til þjónustuaðila okkar  s.s. endurskoðendum, lögmönnum og vátryggjendum.

Budget deilir upplýsingum um þig til hýsingaraðila okkar vegna reksturs upplýsingakerfa.

Budget gæti deilt persónuupplýsingum með þriðja aðila til þess að hjálpa okkur með markaðsetningu eða til aðila sem sér um símsvörun fyrir okkar hönd.  Einnig gæti fyrirtækið sent upplýsingar um þig til samstarfsaðila okkar þegar þú óskar eftir þjónustu hjá Budget í öðrum löndum.

Budget gæti deilt persónuupplýsingum með þriðja aðila s.s. lögreglu eða öðrum yfirvöldum enda sé það gert til þess að uppfylla lagaskyldu eða dómsúrskurð.

Budget miðlar einungis gögnum að því marki sem nauðsynlegt er og heimilar þriðju aðilum ekki önnur not þeirra.  Aðilar þeir sem taldir eru upp hér að ofan geta talist ábyrgðaraðilar eða vinnsluaðilar eftir atvikum.

 

Hvaða upplýsingum safnar Budget?

Bókunarupplýsingar: Þegar þú bókar bíl óskum við eftir upplýsingum um nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang. Þetta gerir okkur kleift að vinna úr bókuninni, að hafa samband við þig ef einhver vandamál koma upp, senda þér rafræna staðfestingu og kvittanir. Ef þú velur að greiða fyrir leiguna þegar þú bókar, verður þú beðin/n um að slá inn tegund greiðslukorts , kortanúmer og gildistíma sem gerir okkur kleift að taka greiðslu.  Kortaupplýsingar eru ávalt dulkóðaðar.

Undirritun samnings: Þegar þú skrifar undir leigusamning, söfnum við netfangi þínu í þeim tilgangi að senda þér afrit af samningnum og ástandskýrslu bílsins.  Við getum notað netfang þitt til þess að senda þér viðvaranir vegna slæmrar færðar á vegum eða hættulegra veðuraðstæðna og er þetta gert á grundvelli hagsmuna og öryggis þíns en einnig til þess að vernda lögmæta hagsmuni fyrirtækisins.  Við söfnum einnig upplýsingum eins og ökuskírteinisnúmeri með því að taka ljósmynd af ökuskírteini þínu.  Þetta er gert til þess að uppfylla lagaskyldu og til þess að vernda lögmæta hagsmuni fyrirtækisins.  Við söfnum einnig greiðslukortaupplýsingum og geymum þær dulkóðaðar í gagnagrunni okkar.

Markaðsefni og sérstök tilboð:  Við gætum sent þér markaðsefni í tengslum við bókun og leigusamning.  Í þessu skyni notum við tölvupóstfang það sem þú skráir þegar þú skrifar undir leigusamninginn eða gefur upp þegar þú bókar bíl hjá okkur.  Upplýsingum sem innihalda nafn þitt og tölvupóstfang er deilt með samstarfsaðila sem sér um tölvupóstsendingar fyrir okkar hönd og gerður hefur verið vinnslusamningur við, en þeim upplýsingum er síðan eytt jafnóðum og markaðsefni hefur verið sent í hvert skipti.

Aðgangur á netinu: Þegar þú bókar, bjóðum við þér að búa til aðgang á netinu. Með þínu samþykki vistum við gögnin sem þú gefur okkur í viðskiptamannagrunn hjá okkur. Þetta auðveldar þér að bóka næstu leigu hratt og örugglega. Með því að eyða aðganginum þínum, eyðir þú ekki gögnum sem við höfum vistað um þig og þú getur enn skoðað og breytt þeim upplýsingum hvenær sem er, sjá kafla um þín réttindi.

Viðskiptasaga: Við munum halda rafrænar skrár yfir alla leigusamninga og önnur viðskipti hjá Budget.

Frá þriðja aðila: Upplýsingar um stöðu þína á vanskilaskrá frá Creditinfo-Lánstraust hf. að undangengnu sérstöku yfirlýstu samþykki fyrir því.  Frá tryggingarfélögum, lögreglu eða öðrum ef um slys, árekstur eða skemmdir á okkar eignum er að ræða.

Aðrar Upplýsingar:  Upplýsingar ss. nafn og netfang sem fyrirtækið móttekur frá þér á grundvelli samþykkis, svo sem upplýsingar sem safnað er með vafrakökum á vefsíðu, úr þjónustukönnunum eða vegna sendinga á markaðsefni og eða fréttabréfi.

IP tala: Við vistum ip töluna þína þegar þú heimsækir vefsíðu Budget. Þetta skilgreinir einungis netþjónustu aðilann þinn (ISP – Internet Service Provider) og inniheldur engar persónulegar upplýsingar um þig. Við notum þessar upplýsingar til að greina frá hvaða löndum umferð um vefsíðuna er að koma.

Vafrakökur (e.cookies): Vefsíðan okkar inniheldur vafrakökur. Kökur eru nokkurs konar fótspor sem eru dulkóðaðir textastrengir sem vefsíða geymir á tölvu notandans. Kökur geria okkur kleift að sérsníða vefsíðuna að þínum þörfum og veita þér betri upplifun á henni. Að auki eru kökur notaðar til að mæla notkun á ýmsum svæðum innan vefsíðunnar en það hjálpar okkur að meta hvað þarf að bæta á síðunni. Þær gerðir af kökum sem við notum eru “lotukökur” (e.session cookies) og “viðvarandi kökur” (e.persistent cookies). Lotukökur eru tímabundnar og er sjálfkrafa eytt þegar þú yfirgefur vefsíðuna okkar. Viðvarandi kökur eru áfram í tölvunni þinn þar til þú eyðir þeim. Við notum ekki kökur til að safna upplýsingum er varða heimsóknir þínar á öðrum síðum, né til að safna persónulegum upplýsingum um þig, aðrar en þær sem þú hefur skráð hjá okkur af frjálsum vilja í gegnum samskipti við okkur á vefsíðu okkar.  Í sumum tilfellum notum við einnig kökur – settar á síðuna af þriðja aðila til að hjálpa okkur að muna upplýsingar um þig þar sem þú ferð í gegnum síðuna, viðskiptamannaupplýsingar og að birta viðeigandi efni byggt á þínum valkostum. Þetta hjálpar okkur einni að greina notendahegðun á síðunni til að gera þína upplifun á vefsíðunni sem besta. Þú hefur ávalt val um að hafna kökum frá þriðja aðila og velja þær kökur sem vefsíðan okkar geymir á tölvunni þinni.  Kökur geta ekki skaðað tölvuna þína, forrit eða tölvuskrár.  Vafrakökur geta eingöngu geymt texta, sem er alltaf nafnlaus og vanalega dulkóðaður. Budget mun aldrei geyma neinar persónuupplýsingar í vafrakökum.

 

Hvernig notar Budget upplýsingarnar þínar?

Deiling gagna í markaðslegum tilgangi
Þar sem við erum hluti af alþjóðlegum hópi sem starfar fyrir Avis Budget á alþjóðavísu, munum við í einhver skipti deila upplýsingum um þig með öðrum fyrirtækjum sem starfa einnig undir Avis Budget (staðsett innan og utan Evrópu ) er varða starfsemi okkar sem bílaleigu og þjónustu okkar. Í slíkum tilvikum ábyrgjumst við að flutningur gagna til landa utan EES-svæðisins eigi sér aðeins stað í samræmi við ákvæði þar að lútandi í gildandi persónuverndarlöggjöf. Upplýsingar um þig sem þú veitir þegar þú bókar bíl hjá okkur geta verið notaðar í markaðslegum tilgangi eftir að þú bókar og þar til leigusamningi er lokið.  Við munum ekki deila upplýsingum um þig til annara fyrirtækja sem ekki eru samstarfsaðilar okkar.

Bókunarupplýsingar og upplýsingar af leigusamning
Við notum þessar persónuupplýsingar til þess að uppfylla lagalega skyldu okkar, vegna lögmætra hagsmuna okkar og til þess að framfylgja viðskiptasamning okkar.  Við gætum deilt persónuupplýsingum eins og nafni, bílnúmeri þess ökutækis sem þú ert með á leigu ásamt yfirliti yfir þær aukavörur sem þú hefur keypt til þriðja aðila sem sér um símsvörun fyrir okkur.  Slíkar upplýsingar eru aðeins aðgengilegar meðan á leigu stendur og eru alltaf geymdar á okkar netþjónum.  Budget mun ekki gefa upplýsingar um þig til þriðja aðila sem ekki eru samstarfsaðilar eða þjónustuaðilar okkar.

Budget keppnir á netinu
Ef þú skráir þig í leiki á síðunni okkar, biðjum við þig um að skrá ákveðnar persónuupplýsingar svo við getum haft samband við þig ef þörf krefur. Skilmálar og nákvæmar upplýsingar fyrir hverja keppni geta verið breytilegar. Ef verðlaun eru veitt í gegnum þriðja aðila, þurfum við að veita þeim aðila einnig gögnin.

Skoðanakannanir Budget á netinu
Þegar þú tekur þátt í skoðanakönnun á netinu getur þú verið beðinn um að veita ákveðnar upplýsingar, t.d. aldur eða tekjur svo eitthvað sé nefnt. Það er alltaf val að veita slíkar upplýsingar. Niðurstöður skoðanakannana eru nýttar til að bæta þjónustu Budget bílaleigu við viðskiptavini. Þáttaka í skoðunarkönnunum er alltaf valkvæð.

Lögmætir hagsmunir til verndar eigna Budget

Fyrirtækið hefur lögmæta hagsmuni af því að vinna persónuupplýsingar um þig vegna tjónstilkynninga frá þér eða frá þriðja aðila, s.s. tryggingarfélögum eða lögreglu í þeim tilgangi að vernda eignir fyrirtækisins eða koma í veg fyrir tap á fjármunum.  Tjónstilkynningar sem þú fyllir út hjá okkur eða sendir til okkar geta verið sendar tryggingarfélögum eða lögreglu.

Fréttabréf eða póstsendingar í markaðslegum tilgangi
Ef þú hefur veitt samþykki þitt fyrir því þá gæti Budget sent þér markaðsefni eða fréttatilkynningar á tölvupóstfang þitt jafnvel eftir að leigusamning lýkur.  Slíkt samþykki er ávallt hægt að afturkalla með því að senda tölvupóst á personuvernd@budget.is

 

Hversu lengi geymum við upplýsingar um þig?

Við geymum upplýsingarnar þínar eins lengi og þörf er á eða lög kveða á um.  Í vissum tilfellum þurfum við að geyma upplýsingar um þig í allt að sjö ár eftir að þú átt í viðskiptum við okkur skv. lögum um bókhald nr. 145/1994. Afmarkaðar lágmarksupplýsingar um viðskiptasögu geta verið geymdar ótímabundið til þess að vernda lögmæta hagsmuni okkar, svo sem að verja réttarkröfur okkar.  Í öðrum tilfellum, t.d. þegar upplýsingar eru skilgreindar sem viðkvæmar persónuupplýsingar þá geymum við þær í skemmri tíma.  Um leið og ekki er lengur þörf fyrir persónuupplýsingar þínar og engar málefnalegar ástæður eru lengur fyrir hendi til áframhaldandi geymslu persónuupplýsinga eyðum við þeim eða gerum ópersónugreinanlegar.  Þú getur ávallt leitað til okkar til þess að fá að vita hvaða upplýsingar við höfum um þig og óskað eftir breytingu, eyðingu eða takmörkun vinnslu í þeim tilfellum sem þú hefur rétt til, sjá kafla um þín réttindi.

Hvernig passar Budget uppá gögnin þín?

Öryggi persónuupplýsinga skiptir okkur afar miklu máli. Þegar þú skráir viðkvæmar upplýsingar (svo sem greiðslukortanúmer) í einhverju skráningarferli eða bókun, dulkóðum við upplýsingarnar með því að nota secure socket layer tæknina (SSL). Við beitum öllum viðeigandi öryggisráðstöfunum til að vernda allar persónuupplýsingar sem okkur eru veittar. Engin aðferð á netinu er þó 100% örugg og þó við fylgjum ströngustu reglum og stöðlum getum við ekki tryggt fullkomið öryggi.  Með þetta í huga, biðjum við þig um að skrá hvergi viðkvæmar kortaupplýsingar í neina reiti á síðunni okkar, nema að sá reitur sé sérstaklega merktur fyrir slíkar upplýsingar.  Síðustu fjórir stafirnir í greiðslukortanúmerinu þínu eru sérstaklega dulkóðaðir í gagnagrunni okkar og eru eingöngu sýnilegir völdum starfsmönnum sem nauðsynlega þurfa að sjá þau og einungis þegar sækja þarf greiðslu fyrir veitta þjónustu eða þegar einhverjar breytingar eru gerðar á aðgangi eða bókunum.  Persónuupplýsingar eru geymdar á Íslandi eða innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES), t.d. á Írlandi en einungis að því gefnu að viðkomandi hýsingaraðili sé vinnsluaðili á vegum ALP hf.

Ef upp kemur öryggisbrestur sem hefur áhrif á persónuupplýsingar munum við tilkynna slíkt til Persónuverndar og eftir atvikum til þín eftir því sem lög mæla fyrir um.

Þín réttindi

Þér er velkomið að sjá upplýsingar sem við geymum um þig hvenær sem er og að uppfæra þau, óska eftir því að þeim verði eytt eða takmarka notkun okkar (vinnslu) á þeim eða afturkalla samþykki þitt í þeim tilfellum sem við byggjum vinnslu á samþykki þínu. Afturköllun þýðir þó ekki að vinnsla sem fór fram áður en samþykki var afturkallað sé ólögmæt. 

Í ákveðnum tilvikum takmarka önnur lög þennan rétt eins og t.d. lög um bókhald, rekstur bílaleigu, okkar skylda til þess að framfylgja samning okkar við þig eða aðrir lögmætir hagsmunir okkar.  Til að fá upplýsingar um þær persónulegar upplýsingar sem við vinnum eða koma á framfæri beiðni um breytingu, eyðingu eða takmörkun vinnslu, vinsamlega hafðu samband við personuvernd@budget.is og taktu fram nafn og heimilisfang og annað hvort ökuskírteinisnúmer eða fæðingardag (til staðfestingar).

Upplýsingar um börn

Þjónusta Budget er ekki í boði fyrir einstaklinga yngri en 17 ára og söfnum við því ekki vísvitandi upplýsingum um börn.

Breytingar á þessari stefnu

Persónuverndarstefna Budget er endurskoðuð reglulega.  Budget áskilur sér rétt til þess að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er, án fyrirvara.  Gildandi útgáfa er ávallt aðgengileg á www.budget.is og er útgáfudagsetning ávallt sýnileg.